20/07/2012, Rabat et région, entreprise : Bureau International du Travail - pour l’Afrique du Nord
Bureau International du Travail = Equipe de Travail Décent pour l’Afrique du Nord - Basé au Caire : Recrute un(e) Secretaire et un(e) Assistant(e) en Finance et Administration à Rabat
مكتب العمل الدولي - شمال إفريقيا : توظيف كاتب(ة) إداري(ة) و مساعد(ة) مالي(ة) و إداري(ة)، في الرباط
Appel à Candidature
// Date de Poste : 11 Juillet 2012
L'OIT - DWT Bureau Afrique du Nord cherche à recruter un candidat Spécialement motivé et qualifié pour les postes suivants :
►► Secretaire – G4 (RABAT)
Le/la candidat(e) travaillera sous la supervision générale du/de la Directeur (trice) de l’équipe d'appui technique au travail décent du BIT au Caire et sous la supervision directe du/de la Coordinateur (trice) national(e) du projet.
Foncions Principales :
Le/la secrétaire devra effectuer les tâches suivantes :
► Prendre les rendez-vous et maintenir à jour l’agenda du/de la superviseur(e).
► Recevoir les visiteurs, gérer les appels téléphoniques et répondre aux questions avec discrétion.
► Remplir le rôle de secrétaire administratif(tive) durant les cours de formation, séminaires et ateliers.
► Taper les correspondances, documents et rapports (dont plusieurs confidentiels), incluant des tableaux statistiques, corriger les fautes d’orthographe, de grammaire et de ponctuation ainsi qu’effectuer la mise en page.
► Uniformiser toute correspondance sortante selon les procédures établies et vérifier la justesse de l’information avant qu’elle ne soit signée par le/la superviseur(e).
► Recevoir, filtrer et acheminer toute correspondance, incluant les courriels à transférer au Coordinateur(trice) National(e) de Projet ou à toute autre personne concernée, y rattacher toute information complémentaire nécessaire et mettre en place un système de suivi assurant que les mesures et actions soient prises dans les délais prescrits.
► Assister les membres de l’équipe avec les demandes et les formulaires administratifs et assurer un suivi auprès des services administratifs concernés.
► Créer une routine pour la correspondance et les réponses, assurer le suivi. Maintenir les dossiers généraux.
► S’occuper de la logistique des voyages des membres de l’équipe et effectuer toute tâche de liaison avec d’autres unités de bureau, organisations de l’ONU, ministères, organisations nongouvernementales et la population.
► Initier et traiter les autorisations de voyage, contrats de collaborateurs(trices) externes, contrats de service et bons de commande.
► Effectuer toute autre tâche assignée par le/la superviseur(e).
Conditions :
Éducation :
► Diplôme d’études secondaires ou d’études professionnelles (commerce), additionné d’une formation en administration.
Expérience :
► Quatre ans d’expérience dans une fonction administrative; expérience dans une
organisation/compagnie internationale un atout.
Langues :
► Excellente connaissance de l’arabe et du français; bonne connaissance de l’anglais un atout.
Compétences :
► Connaissance des logiciels de courriels et de traitement de texte; connaissance de la Suite Office (power point, excel) un atout.
► Capacité à répondre de manière appropriée aux requêtes téléphoniques et en personne. Aptitude à travailler en équipe.
► Bonne capacité d’organisation et autonomie.
► Capacité à faire de la recherche Internet.
► Capacité à créer et à maintenir des systèmes de classement de dossiers; connaissance d’autres règlements maisons administratifs en contexte international s’appliquant à la préparation de documents et à l’utilisation de systèmes de classement de dossiers un atout.
► Aptitude à obtenir des services d’autres unités de travail à l’intérieur ou à l’extérieur du bureau afin de compléter certaines tâches.
► Aptitude à évaluer la correspondance et les demandes pour trouver le meilleur plan d’action.
►► Assistant(e) en Finance et Administration –G6 - (Rabat)
Foncions Principales :
L’assistant(e) en Finance et Administration devra effectuer les tâches suivantes :
Tâches administratives :
► Conduire différentes tâches administratives incluant notamment le traitement de données/droits, l’émission de contrats et l’entretien de divers archives et dossiers.
► Fournir une assistance quant aux procédures administratives à appliquer.
► Travailler de concert autant avec le personnel du projet qu’avec le personnel administratif au Caire.
Tâches financières :
► Maintenir les archives financières et les systèmes à jour ainsi que réconcilier les dépenses du projet, les balances, paiements, relevés et autres données ayant trait aux transactions et rapports quotidiens. Selon les directives du/de la coordinateur(trice) national(e) du projet, gérer la petite caisse.
► Vérifier les transactions en argent, bons de paiement, relevés bancaires, compte-rendu des réconciliations mensuelles et impressions des rapports mensuels.
► S’assurer que toutes les transactions sont adéquatement autorisées et appuyées de factures et de reçus bancaires.
► Vérifier l'exactitude des documents et des transactions et assurer la mise en oeuvre des règles de l'OIT et les règlements.
► Rédiger des comptes rendus à la fréquence stipulée, effectuer les impressions mensuelles de rapports et les rapports spéciaux requis pour la préparation de budgets, d’évaluations ou tout autre document nécessaire.
► Soutenir l’équipe du projet dans le traitement de correspondance.
► Maintenir à jour une connaissance des règles et régulations fiscales et financières du pays d’accueil est pertinente pour les besoins du projet.
► Préparer des estimés de coûts détaillés et participer à l’analyse et aux projections du budget tel que requis.
► Exécuter toutes autres tâches assignées par le/la superviseur(e).
Conditions :
Éducation :
► Baccalauréat en Comptabilité, additionné d’une formation aux cycles supérieurs en comptabilité et/ou finance.
Expérience :
► Six ans d’expérience de travail ayant mené à un/des postes à responsabilités en comptabilité; formation dans le domaine de l’administration et expérience d’employé(e) de bureau.
► Connaissance et expérience des règles et régulations financières et administratives de l’OIT et de l’ONU un atout.
Langues :
► Excellente connaissance de l’arabe et du français; bonne connaissance de l’anglais un
atout.
Compétences :
► Capacité à travailler avec des logiciels de traitement de texte et des tableurs ainsi que toute suite de logiciels requise pour le travail comme calculatrices et autres.
► Excellente connaissance des règles, procédures et régulations financières et des principes et pratiques de comptabilité.
► Capacité démontrée à appliquer des méthodes financières et comptables. Bonne capacité analytique.
► Aptitude à rédiger des rapports et à traiter les correspondances.
► Aptitude à traiter avec les client(e)s et à répondre à leurs requêtes.
► Aptitude à travailler en équipe et capacité à travailler sous pression.
► Bon sens de l’organisation et de la gestion du temps.
► Aptitude à raisonner et faire preuve de bon jugement ainsi que capacité à travailler avec du matériel confidentiel.
► Doit faire preuve d’honnêteté et d’intégrité ainsi que d’une conduite éthique impeccable.
Lieu d'Affectation et de Rémunération :
Le poste sera basé au Maroc – RABAT . L'OIT offre une rémunération compétitive en conformité avec le système commun des Nations Unies des traitements, indemnités et avantages.
Le Bureau se réserve à lui-même le droit de nommer des candidats à un niveau inférieur au niveau de la poste faisant fonction de l'expérience.
Appliquer :
Lettre de motivation et CV doivent être envoyés à l'adresse suivante : ilo.hr.morocco@gmail.com citant le titre du poste et le numéro de vacance et le nom de la Région.
Seuls les candidats qui sont présélectionnés pour des entrevues seront notifiés.
Dernier délai de réception des candidatures : 24 Juillet 2012.
